Política General de Inteligencia Artificial y Seguridad de la Información

Introducción

La presente Política General de Inteligencia Artificial (IA) define el marco estratégico y operativo mediante el cual OPTIMAL TECHNOLOGY SAS orienta el uso, desarrollo, adquisición e implementación de tecnologías de inteligencia artificial dentro de la organización.

En un entorno donde la IA impacta directamente la toma de decisiones, la eficiencia operativa y la experiencia de los usuarios, resulta fundamental establecer lineamientos claros que aseguren su uso responsable, por lo que esta política busca equilibrar la innovación tecnológica con la gestión de riesgos, garantizando que las soluciones de IA implementadas por la empresa generen valor sin comprometer la seguridad de la información, la privacidad de los datos ni los derechos de las personas.

Asimismo, el presente documento consolida el compromiso de la organización para el manejo de estas tecnologías emergentes conforme con la ética digital, la transparencia y el cumplimiento normativo, sirviendo como base para la implementación del Sistema de Gestión de Inteligencia Artificial (SGIA).

Objetivos

Objetivo general

Establecer un marco integral de gobernanza que permita gestionar de manera estructurada, controlada y responsable el ciclo de vida de la inteligencia artificial al interior de OPTIMAL TECHNOLOGY SAS, desde su diseño hasta su operación y retiro, asegurando la generación de valor sostenible y el control de sus riesgos asociados.

Objetivos específicos

• Definir principios y lineamientos claros que permitan orientar a todo el personal involucrado en el uso de la Inteligencia Artificial (IA) y sus prácticas adecuadas.
• Garantizar que la información y los datos utilizados en los sistemas de Inteligencia Artificial (IA) sean tratados conforme a los principios de i) confidencialidad, ii) integridad y iii) disponibilidad, así como a la normatividad vigente en materia de seguridad y protección de los datos.
• Identificar y gestionar los riesgos de forma adecuada, generados por el uso de la Inteligencia Artificial (IA) así como los controles asociados que permitan evitar impactos negativos en su uso.
• Integrar los requisitos legales y regulatorios en el diseño y operación de soluciones de Inteligencia Artificial (IA).
• Sensibilizar y capacitar a todos los empleados y colaboradores de OPTIMAL TECHNOLOGY SAS sobre el uso adecuado de la Inteligencia Artificial (IA) y sus implicaciones.
• Implementar mecanismos de seguimiento, evaluación y mejora continua del Sistema de Gestión de Inteligencia Artificial (SGIA).

Política general de Inteligencia Artificial

OPTIMAL TECHNOLOGY SAS adopta un enfoque de gestión basado en riesgos para el uso de la inteligencia artificial, reconociendo que estas tecnologías pueden generar beneficios significativos, pero también riesgos si no son adecuadamente controladas.

Por tal motivo, se establece que toda iniciativa para el uso de la Inteligencia Artificial debe ser evaluada previamente en términos de impacto, viabilidad, seguridad y cumplimiento, antes de su implementación. Durante su operación, deberá contar con mecanismos de monitoreo continuo que permitan detectar desviaciones, errores o comportamientos no deseados.

«OPTIMAL TECHNOLOGY SAS establece su Política de Inteligencia Artificial con el propósito de garantizar un uso adecuado, responsable y eficiente de estas tecnologías dentro de la organización, comprometiéndose a que la adopción, desarrollo y uso de soluciones de Inteligencia Artificial se realice en cumplimiento de los requisitos legales, regulatorios y contractuales aplicables, asegurando la protección de la información para el beneficio de las partes interesadas».

Política general de Seguridad de la Información

OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S. se compromete a proteger la información y los activos asociados mediante la implementación de controles administrativos, físicos, tecnológicos y organizacionales que permitan prevenir, detectar, responder y recuperar oportunamente ante eventos que puedan comprometer la seguridad de la información.

Para el cumplimiento de este compromiso, la organización establece los siguientes objetivos de seguridad de la información:

• Generar un cambio organizacional a través de la concienciación y apropiación de la seguridad y privacidad de la información y la seguridad digital, orientados a la mejora continua y al alto desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información.
• Gestionar los riesgos de seguridad y privacidad de la información y de seguridad digital.
• Mitigar el impacto de los incidentes de seguridad y privacidad de la información e Inteligencia Artificial.
• Dar cumplimiento a los requisitos legales, reglamentarios, regulatorios y a los de las normas técnicas colombianas en materia de seguridad y privacidad de la información, seguridad digital y protección de la información personal.

Compromiso de la Alta Dirección

La Alta Dirección de OPTIMAL TECHNOLOGY SAS reconoce que la implementación efectiva del Sistema de Gestión de Inteligencia Artificial (SGIA), y otros sistemas de gestión adoptados por la organización, contribuye significativamente al fortalecimiento y mejora de la operación institucional. Por tal motivo, dicha gestión requiere de un liderazgo activo, la adecuada asignación de recursos y una alineación estratégica que permita asegurar la mejora continua y sostenibilidad de estos sistemas, asumiendo la responsabilidad de impulsar esta y otras políticas como un elemento clave para el cumplimiento institucional, garantizando la adecuada operación en beneficio de la organización y las partes interesadas.

Alcance del Sistema de Gestión de Inteligencia Artificial

El Sistema de Gestión de Inteligencia Artificial (SGIA) de OPTIMAL TECHNOLOGY SAS abarca todos los procesos, áreas y actividades donde se utilicen o puedan utilizarse tecnologías de inteligencia artificial, incluidas tanto las soluciones desarrolladas internamente como aquellas adquiridas a terceros. De igual forma, contempla el ciclo completo de vida de la Inteligencia Artificial (IA):

Asimismo, incluye los datos utilizados en cada etapa, reconociendo que la calidad y gestión de los datos es un factor crítico para el desempeño de los sistemas de IA.

Este sistema se extiende a todos los actores involucrados, incluyendo colaboradores, proveedores y aliados estratégicos, quienes deberán cumplir con los lineamientos establecidos en esta política.

Alcance del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

El Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) de OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S. aplica a todos los procesos, servicios, activos de información, recursos tecnológicos, instalaciones, colaboradores, contratistas, proveedores y terceros que intervienen en la prestación de los servicios de la organización, así como a la información que es creada, recibida, procesada, almacenada, transmitida o eliminada durante el desarrollo de sus actividades.

El alcance del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S. comprende la prestación de servicios y soluciones tecnológicas, específicamente: diseño e implementación de soluciones de software a la medida, servicios de arquitectura de soluciones, desarrollo de software —incluido aquel que incorpora capacidades de inteligencia artificial— y soporte especializado sobre las soluciones entregadas, prestados a clientes nacionales e internacionales. El alcance aplica a la información creada, recibida, procesada, almacenada, transmitida o eliminada en el desarrollo de dichos servicios, así como a los colaboradores, procesos, aplicaciones y recursos tecnológicos que intervienen en ellos, incluidos los equipos asignados a los colaboradores. La organización desarrolla su operación bajo modalidad de trabajo remoto, con domicilio social en CRA 32A #47-74, Cali, Colombia, y no dispone de centros de procesamiento de información propios. La operación se soporta en servicios en la nube y en servicios de conectividad provistos por terceros y por los clientes. Dichos servicios no forman parte del alcance del SGSI y se gestionan mediante los controles A.5.19 a A.5.23.

OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S., en el marco de la implementación de su SGSI y como resultado del análisis del contexto organizacional, el alcance definido, el modelo operativo basado en teletrabajo y la evaluación de riesgos, determina la exclusión de los controles relacionados en la MAT-SI-11 Matriz Declaración de Aplicabilidad SGSI 27001. Dichas exclusiones se encuentran debidamente justificadas, toda vez que no son aplicables a la naturaleza de las operaciones de la organización y su no implementación no compromete la capacidad del SGSI para alcanzar los resultados previstos ni el cumplimiento de los requisitos legales, contractuales y de la Norma ISO/IEC 27001:2022.

Aplicabilidad

Esta política es obligatoria para todas las personas y entidades que interactúan con sistemas de Inteligencia Artificial en OPTIMAL TECHNOLOGY SAS. Su aplicabilidad se extiende a todos los niveles organizacionales, sin excepción, así como a terceros que presten servicios relacionados con Inteligencia Artificial (IA).

El cumplimiento de esta política es un requisito para el desarrollo de actividades dentro de la organización, y su desconocimiento no exime de responsabilidad. OPTIMAL TECHNOLOGY SAS garantizará que esta política sea comunicada, entendida y accesible para todos los interesados.

Organización de la Inteligencia Artificial

OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S. establece una estructura organizacional definida para la gestión de la inteligencia artificial, con el propósito de garantizar una adecuada gobernanza, control y alineación estratégica de todas las iniciativas relacionadas con el Sistema de Gestión de Inteligencia Artificial (SGIA), a partir de la definición de roles, responsabilidades y niveles de autoridad para asegurar que el diseño, desarrollo, adquisición, implementación y operación de soluciones de inteligencia artificial se realicen de manera controlada y conforme a los lineamientos establecidos, así como la gestión de riesgos asociados a la IA, el cumplimiento normativo y la implementación de controles, quienes deberán actuar de manera coordinada con las diferentes áreas y procesos de la organización.

La organización también fomentará el desarrollo de competencias en su talento humano, garantizando que los empleados cuenten con los conocimientos y habilidades necesarias para el uso responsable, seguro y eficiente de estas tecnologías.

Sanciones

El incumplimiento de esta política será considerado una falta que podrá derivar en acciones disciplinarias conforme a los reglamentos internos definidos por la organización. Así mismo, el incumplimiento de terceros podrá generar sanciones contractuales. OPTIMAL TECHNOLOGY SAS podrá iniciar acciones legales por daños derivados del uso indebido de la Inteligencia Artificial o el incumplimiento de obligaciones establecidas.

Seguimiento, medición, análisis y evaluación del SGIA y del SGSI

OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S. establece mecanismos formales para el seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño del Sistema de Gestión de Inteligencia Artificial (SGIA) y del SGSI, con el fin de asegurar su eficacia, cumplimiento y mejora continua.

Para tales efectos, la organización definirá indicadores y métricas que permitan evaluar aspectos clave como el desempeño de los sistemas de Inteligencia Artificial y Seguridad de la Información, la calidad de los resultados generados, el cumplimiento de requisitos legales y contractuales, la gestión de riesgos y la contribución de la inteligencia artificial a los objetivos organizacionales, mediante el seguimiento periódico, identificando tendencias y oportunidades de mejora.

OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S. llevará a cabo evaluaciones periódicas del Sistema de Gestión de Inteligencia Artificial y Seguridad de la Información, incluyendo auditorías internas y revisiones por la Alta Dirección, con el propósito de verificar su conformidad con los lineamientos establecidos, su alineación con el contexto organizacional y su capacidad para generar valor.

De esta manera, la organización asegura un enfoque basado en evidencia para la gestión de la inteligencia artificial, fortaleciendo su control, transparencia y evolución continua.

Aprobación y revisiones de la política

La presente política es aprobada por la Alta Dirección de OPTIMAL TECHNOLOGY SAS como parte del marco de gobernanza organizacional.

La presente política será revisada de manera periódica en intervalos planificados o cuando se presenten cambios significativos en el entorno tecnológico, regulatorio o estratégico de la organización, y deberá ser revisada en un periodo no superior a un (1) año, garantizando su vigencia, pertinencia y efectividad.

Control de cambios